Kapak yazısını yazmadan önce bu işe başvurmayı neden istediğinizi ve bu işin neden size uygun olduğunu iyice düşünmelisiniz. Bu soruların yanıtını kolayca verebiliyorsanız kapak yazınızı yazmanız da çok kolay olacaktır. Eğer veremiyorsanız, bu iş size uygun olmayabilir, belki de hiç başvurmamanız gerekir.
Kapak yazısı bir A4 ü geçmemelidir. Her kompozisyon gibi giriş, gelişme ve sonuç bölümü olmalıdır.
Giriş bölümünde, hangi iş için başvurduğunuzu ve bu işten nasıl haberdar olduğunuzu belirtmelisiniz. Örneğin bu işten bir gazete ilanı aracılığıyla haberdar olduysanız, gazete ilanını, ana başlığı, hangi gazetede ve hangi tarihte yayınlandığı bilgileriyle tanımlamalısınız. ılanı hangi kaynaktan bulduğunuz da yetkili açısından önemlidir. Sizinle direkt olmasa bile kendi kullandığı kaynakların geri dönüşünü öğrenmek istediklerinden bu bilgi yetkili için yararlı bir bilgidir. Eğer bir tanıdığınız aracılığıyla bu işten haberdar olduysanız, giriş kısmı bunu belirtmek için en uygun yerdir.
Aynı dili konuştuğunuzu hissettirin
Gelişme, sizin bu işe neden başvurduğunuzu, niye sizin bu işe uygun olduğunuzu ve sizin nasıl bir fark yaratacağınızla ilgili karşı tarafı etkileyeceğiniz bilgileri anlatacağınız bölüm olmalıdır. Bu bölümde şirketi ve pozisyonla ilgili duyulan ihtiyaçları anlamalı ve bunu anladığınızı da karşı tarafa yansıtmalısınız. Şirketin değerlerini ve üslubunu anlamanız bu aşamada çok önemli. O yüzden başvuru öncesi şirket hakkındaki en azından ön araştırmanızı yapmış ve şirketi tanımış olmalısınız. Onlarla aynı dilden konuşmalı ve aynı dünyadan, kültürden ve anlayıştan olduğunuzu göstermelisiniz.
Hatta ilanda yazılmayanları bile anlarsanız muhatabınızı çok daha fazla etkileme şansını yakalarsınız. Bunun için çeşitli tahminlerde bulunmanızda hiçbir mahsur yoktur. Örneğin bir ilaç firmasında tıbbi mümessillik için başvuru yapıyorsunuz. Siz de bir doktorsunuz. Doktor olmanızın, bir tıbbi mümessil olarak yaratacağı avantajları aktarabilirsiniz. Tıbbi terimlere yabancı olmamanız, doktorlarla rahatlıkla iletişim kurabilmeniz, onların kültürlerine yakın olmanız, yaşam koşullarından vb. Bunları başvurunuzu değerlendirecek kişi de biliyor diye söylemekten kaçınmayın. Tam tersi de olabilir. Yetkili kişi doktor olduğunuz ve bir tıp eğitimi aldığınız için satış-pazarlama becerilerinizin yeterli olmadığını düşünüyor olabilir, böylece kapak yazınız avantaj sağlayacak özelliklerinize dikkat çekmenizi sağlayacaktır.
Yalnızca başlıkları verin, talihsiz açıklamalardan kaçının!
Bu bölümde sizi sınırlayacak nokta, ipuçlarını veriyor olmanız. Açıklama yapmayın, yalnızca başlıkları vermekle yetinin. Başlıkları merak ederlerse, haberin tamamını da okumak isteyeceklerdir. Açıklamalarınızı görüşmeye saklayın. Dikkat çekin, farklılık yaratın, merak ettirin. Olumsuz özelliklerinizle ilgili açıklama yapmaya çalışmayın. Örneğin, uzun bir süredir çalışmıyorsanız, "hastalığım nedeniyle çalışmaya ara vermek zorunda kaldım" gibi açıklamalar yapmayın. Sizin olumsuz olarak gördüğünüz şey hiç fark edilmemiş ya da önemsenmemiş bile olabilir. Sizin bundan bahsetmenizse hiç yoktan bir şüphe yaratabilir. Bırakın merak ederlerse görüşmede sorsunlar.
Son olarak sonuç bölümünde, iş ve şirkete gönderme yaparak, duyduğunuz çalışma isteğini ve heyecanı hissettirmelisiniz. Çoğu insan kaynakları yetkilisi adaylarda en çok aradıklarının "işe karşı duyulan istek ve heyecan" olduğunu sık sık tekrarlar. Bazı beceriler işi yaparken kolayca öğrenilebilir, deneyim de kazanılır ancak işi sevmek duygusu ve heyecanının sonradan kazanılması zor olabilir. Aşk evliliği ve mantık evliliği olarak benzetme yaparsak daha kolay anlaşılabilir. Görüşme isteğinizi belirterek kapak yazınızı tamamlayın.
Kapak yazısına eğer biliyorsanız, yetkili kişinin adına hitaben başlayın. Ayşe Hanım ya da Mehmet Bey gibi hitaplardan kaçının. Sayın Ayşe Yılmaz şeklinde başlamanız doğrudur. Şirket ismini ve kişinin pozisyonunu da yazmalısınız. Kendi imzanızı adınız, soyadınız ve adresiniz olarak yazın. Eğer posta, elden teslim ya da faks olarak gönderiyorsanız mutlaka imzalayın. Tercihen siyah ya da mavi yazan yumuşak uçlu mürekkepli kalem, yoksa tükenmez kalem kullanın. Özgeçmişinizle birlikte zarflayın. Fotoğraf isteniyorsa fotoğrafınızı özgeçmişinize zımbalayabilir ya da ataç yardımıyla tutturabilirsiniz. Yapıştırmaktan kaçının. Net bir görüntü alınabiliyorsa, fotoğraflı özgeçmişinizin renkli kopyasını (fotokopi ya da yazdırarak) alarak, fotoğrafla özgeçmişinizi aynı ortamda birleştirebilirsiniz. Kendiniz yapamıyorsanız fotokopi / baskı merkezlerinden yardım aldım alabilirsiniz. ıstenmiyorsa fotoğrafınızı koymayın.